Faire le plan de trésorerie d’une entreprise ou d’une activité professionnelle est quelque chose qui semble assez complexe. Il est important de comprendre que toute entreprise, même la plus petite, a besoin de prévisions de trésorerie pour améliorer sa gestion et, en fin de compte, pour éviter une dangereuse crise de liquidité.
N’oubliez pas que les problèmes financiers figurent parmi les principales causes de fermeture d’entreprises.
En termes très simples, le plan de trésorerie est l’outil permettant de prédire ce qui sera écrit dans vos états financiers à l’avenir. Par exemple, pour une entreprise assujettie à la TVA, il s’agira de pouvoir prévoir, mois par mois, les revenus des clients, les paiements aux fournisseurs, les paiements des taxes et de la TVA, etc.
Le fait de disposer de prévisions de trésorerie et de cash-flow améliorera aussi grandement votre relation avec la banque, car vous pourrez prévoir à l’avance vos éventuels besoins financiers, mieux gérer vos éventuels découverts et surtout éviter des découverts très coûteux.
Plan de trésorerie et flux de trésorerie : est-ce vraiment utile ?
Partons du principe qu’il est inutile de faire de mauvaises prévisions de trésorerie, donc si vous décidez de vous lancer dans une telle tâche, elle doit être faite avec précision et cohérence. Avant tout, la constance est cruciale, car un outil capable de gérer la trésorerie de votre entreprise est un outil qui nécessite des mises à jour peu nombreuses mais fréquentes.
L’autre élément qui rend un tel outil utile est la précision des prévisions, tant au niveau des revenus que des dépenses.
Découvrez notre article sur les plans d’amortissement comprendre quelle solution est la plus adaptée à votre projet pro.
En général, la partie la plus difficile est la prévision des revenus (recettes), qui ne dépendent généralement pas que de nous, mais de la volonté du client de payer ses factures à temps.
Au contraire, de nombreux entrepreneurs et professionnels pensent à tort que, puisqu’il est impossible de prévoir les recettes, il est inutile de prévoir les flux de trésorerie. Malheureusement, cette croyance répandue est, à mon humble avis, l’une des principales causes d’échec des activités entrepreneuriales ou professionnelles. En réalité, il est possible de prévoir les recettes et, au fil du temps, les prévisions sont très fiables.
Bien sûr, il ne s’agit pas de devenir un magicien de la prévision, mais il faut construire un système capable de réduire les erreurs de prévision (par exemple en prévoyant déjà une part de factures impayées) et surtout s’assurer de disposer d’un système de recouvrement incluant autant que possible les avances des clients, les débiteurs, les budgets commerciaux fiables, les contrats ou commandes signés (et non verbaux), etc.
La première raison pour laquelle vous devriez commencer à prévoir la trésorerie et les flux de trésorerie est donc de rendre votre entreprise plus stable et plus sûre. Le simple fait d’affirmer que votre entreprise rend impossible toute prévision financière, si l’on y réfléchit bien, revient en fait à reconnaître que vous n’avez aucun contrôle sur les performances de votre entreprise, ce qui n’est pas une bonne chose, loin de là.
Le défi consiste donc à commencer petit à petit à trouver comment rendre votre activité plus prévisible et donc contrôlable.
Un autre avantage est que la réalisation d’un plan de trésorerie bien documenté est similaire à la réalisation d’un business plan pour votre entreprise. Il vous aide à affiner vos idées, vous fait prendre conscience de la destination de l’argent, de sa provenance, de l’impact de vos décisions d’investissement, du calendrier, des montants et des rendements de vos initiatives commerciales et marketing, des conditions de vente que vous accordez à vos clients, etc., et après tout cela, il vous permet également de faire des simulations (par exemple, que se passe-t-il si je fais cet investissement en avril, avec un paiement dans 3 mois…).
Pour les professionnels, les sociétés techniques et professionnelles, les micro et petites entreprises également, les outils de gestion des flux de trésorerie permettent au propriétaire d’avoir un aperçu financier de ce qui fonctionne, de ce qui ne fonctionne pas, de quantifier ces problèmes et de comprendre quand (dans quel mois) le problème se manifestera.
Plan de trésorerie : l’outil utile pour les prévisions
Concrètement, l’outil utile pour réaliser les plans de trésorerie et la gestion de la trésorerie, dans sa forme la plus simple, se présente sous la forme d’un fichier Excel dont les lignes sont composées des différents types de recettes et de dépenses et les colonnes des mois passés et futurs.
Les règles pour établir votre premier plan de trésorerie
Voici quelques principes généraux qui vous aideront à créer votre premier système de gestion et de prévision de trésorerie :
- Pour les recettes, commencez par saisir les chiffres les plus sûrs, ceux qui proviennent par exemple de reçus de clients fiables, de contrats signés, de remboursements bancaires, de frais, etc. Si une collection provient d’un client peu fiable ou si le travail sous-jacent présente des problèmes qui justifient une non-recollection, ne prévoyez tout simplement pas cette collection ;
- Tous les éléments (revenus et dépenses) doivent être saisis le mois de l’encaissement ou du paiement effectif, non pas lorsque j’émets ou reçois la facture, mais lorsque je l’encaisse ou la paie ;
- Tous les éléments (reçus ou déboursés) doivent inclure la TVA, car celle-ci sera soit collectée auprès du client, soit payée au fournisseur ;
- Tous les postes (recettes ou dépenses) doivent inclure la TVA, car la TVA sera soit collectée auprès du client, soit payée au fournisseur ; Pour les dépenses, vous devez placer toutes les dépenses dans le mois du paiement effectif, en commençant par certains postes tels que les loyers, les paiements de location, les remboursements d’emprunts, les impôts et les contributions, et les salaires des employés. Commencez ensuite à prévoir, également sur la base de l’historique, les factures et les services publics, les coûts de promotion et de marketing, les frais de voiture de fonction, la papeterie, l’assurance, l’entretien et tous les autres coûts ;
- Le revenu doit également inclure les prêts reçus de la banque, des prêteurs, des amis, etc., ou l’argent que vous avez apporté à l’entreprise en tant que membre ;
- Si vous en êtes aux premiers stades de l’activité, vous devez également inclure tous les coûts ou investissements initiaux nécessaires au démarrage de l’entreprise, tels que l’achat de matériel et d’équipement, l’aménagement des locaux, la création de la société, etc.
Prévoir les recettes
Prévoir les recettes est sans doute l’étape la plus compliquée, il ne sert à rien de le nier. Rassurez-vous, il existe des stratégies et des astuces pour rendre cette étape possible et fiable :
- Disposer d’un objectif de ventes fiable. Par fiable, j’entends que chaque chiffre inscrit en tant que vente ne doit pas être une simple prévision, mais un objectif précis, et que les étapes et les stratégies pour l’atteindre sont claires, tant sur le plan commercial que sur celui du marketing. Il ne suffit donc pas de faire des prévisions de ventes, mais pour chaque prévision, la stratégie pour atteindre ce chiffre doit être claire ;
- Une prévision de recettes comprend certes les factures déjà émises, mais aussi les commandes des clients ou les contrats déjà signés, et surtout elle doit tenir compte des conditions de vente réelles appliquées au client ;
- Pour établir ces prévisions, vous devez tenir compte du caractère saisonnier de votre activité, le cas échéant ;
- Pour les clients pour lesquels vous êtes sûr de l’encaissement mais pas du respect de la date d’échéance naturelle, prévoyez déjà le retard physiologique de l’encaissement (ex. la facture expire en septembre, mais je prévoirai l’encaissement en octobre en escomptant déjà un retard d’un mois) ;
- Dans les prévisions, vous pouvez déjà prévoir un certain pourcentage d’impayés ;
- Dans le cas des entreprises qui émettent immédiatement des factures ou des reçus en espèces, la prévision de trésorerie correspondra à la prévision des ventes ou à la moyenne historique des reçus des mois précédents ;
- Tenir compte des mois spéciaux, comme août ou décembre, des périodes de soldes, etc ;
- Pour ceux qui ont des encaissements liés à l’avancement des projets ou des chantiers, il est nécessaire de lier étroitement le plan de trésorerie à la connaissance de l’avancement opérationnel du projet ou du chantier. De graves problèmes opérationnels sur le projet ou le chantier conduiront inévitablement à un report des réceptions.
Gestion opérationnelle et quotidienne
Si vous avez saisi toutes les dépenses et seulement certaines recettes comme suggéré, votre solde bancaire prévisionnel pour les mois à venir présentera très probablement un solde négatif, voire très négatif pour beaucoup d’entre vous. Ne vous inquiétez pas, c’est tout à fait normal, car il manque à ces prévisions un élément fondamental : les nouvelles ventes.
À ce stade, vous avez deux options :
- Si vous disposez d’un objectif de ventes fiable, vous pouvez utiliser cette prévision commerciale et la transformer en une prévision financière (par exemple, la vente que je prévois en septembre se traduira par un encaissement en novembre, si la condition convenue avec le client est de 60 jours, et devra être majorée de la TVA) ;
- Si, en revanche, vous n’avez pas encore d’objectif de ventes, je vous conseille de commencer à établir des objectifs dès que possible, mais en attendant, vous pouvez aussi laisser le plan de trésorerie afficher ce solde négatif, et utiliser ce solde négatif, dans les mois où il est affiché, comme objectif de vente.
En d’autres termes, tout solde de trésorerie ou flux de trésorerie négatif affiché dans le système peut être financé par :
- Les nouvelles ventes, qui deviennent alors une cible privilégiée pour le financement des soldes négatifs. Mais cela est possible si vous disposez d’un système de marketing et de vente qui sait comment obtenir des contacts et des ventes et dans quelle mesure ;
- De nouveaux financements ou des prêts ou des facilités de découvert, qui à court terme peuvent être la solution, mais à long terme bien sûr peuvent conduire au surendettement.
La première étape consiste donc à connaître le montant des ressources financières dont vous aurez besoin, et la seconde à planifier la manière de financer ce “trou” en donnant la priorité à votre capacité à acquérir des clients, ou à vendre plus ou mieux aux clients existants. Ce n’est qu’à titre résidentiel que vous devez vous adresser à la banque ou aux prêteurs, sauf pour financer des dépenses extraordinaires telles que des investissements.